СОКАЛЬСЬКА МІСЬКА РАДА ЛЬВІВСЬКОЇ ОБЛАСТІ LXV сесія VIІІ скликання РІШЕННЯ
.08.2025	м. Сокаль		№
Про затвердження Положення про відділ документообігу, звернень та організаційно-інформаційної діяльності Сокальської міської ради Львівської області

 
          Враховуючи рішення  ІІ сесії Сокальської міської ради  VІІІ  скликання  від  21 грудня 2020 року №9  «Про затвердження структури та загальної чисельності апарату Сокальської міської ради та її виконавчих органів»,  з метою реалізації на території Сокальської територіальної громади державної політики у сфері цифрового розвитку, керуючись ст.26, ч.1, 4 ст.54 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», Сокальська міська рада,
 
ВИРІШИЛА:
 
1. Затвердити Положення про відділ документообігу, звернень  та організаційно-інформаційної діяльності Сокальської  міської ради Львівської області, що додається.
2. Визнати Положення про відділ документообігу, звернень  та організаційно-інформаційної діяльності Сокальської  міської ради Львівської області, затверджене рішенням Сокальської міської ради від 03.03.2021 року №109 «Про утворення відділу документообігу, звернень та організаційно-інформаційної діяльності Сокальської міської ради Львівської області та її виконавчих органів та затвердження Положення про відділ документообігу, звернень та організаційно-інформаційної діяльності Сокальської міської ради Львівської області та її виконавчих органів» таким, що втратило чинність.
3. Контроль за виконанням рішення покласти на керуючого справами (секретаря виконавчого комітету Сокальської міської ради Кондратюка В.І.
 
 
 
Міський голова                                                                        Сергій КАСЯН
 
 
 
 
 
 
 
 

ЗАТВЕРДЖЕНО рішення LXV сесії  VІІІ скликання Сокальської міської ради Львівської області від ..2025 р. №   Міський голова   _______________ С.Касян

 
 
              Положення про відділ документообігу, звернень
            та організаційно-інформаційної діяльності
 Сокальської  міської ради
 
1. Загальні  положення
1.1. Відділ документообігу, звернень та організаційно-інформаційної діяльності Сокальської міської ради Львівської області (далі – відділ) є самостійним виконавчим органом Сокальської міської  ради  Львівської області без статусу юридичної особи.
Відділ утворюється міською радою, є підзвітним і підконтрольним міській раді, підпорядковується виконавчому комітету, міському голові, керуючому справами (секретарю) виконавчого комітету міської ради.        
1.2.У своїй діяльності відділ керується Конституцією України, законами України, Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування» актами Президента України, постановами та розпорядженнями Кабінету Міністрів України, Інструкцією з діловодства у Сокальській міській раді, рішеннями міської ради та виконавчого комітету, розпорядженнями та дорученнями міського голови, правилами та рекомендаціями архівних органів та цим Положенням.
1.3. Відділ взаємодіє з іншими органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами, організаціями міської ради з питань, що належать до його компетенції. 
1.4. Положення про відділ затверджується рішенням сесії міської ради.
1.5. Посадова інструкція начальника та працівників відділу затверджується міським головою.
         
     2. Основні завдання відділу   
Основними завданнями відділу є:
2.1. Організаційне забезпечення діяльності міської ради та її виконавчого комітету, координація з організаційних питань, встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами та взаємодія з структурними підрозділами міської ради та її виконавчими органами.
2.2. Здійснює контроль за дотриманням єдиної системи  діловодства, виконання встановлених чинним законодавством правил роботи з документами.
2.3. Здійснює постійну роботу з прийому громадян, надання консультацій та роз’яснень з питань, що належать до компетенції відділу.
2.4. Здійснює реєстрацію листів, пропозицій, заяв, скарг, звернень юридичних та фізичних осіб та інших документів, які надходять до міської ради та її виконавчих органів.
2.5. За дорученням міського голови, його заступників, секретаря міської ради, керуючого справами (секретаря) виконавчого комітету або самостійно надсилає структурним підрозділам міської ради та її виконавчих органів, підприємствам, організаціям і установам для розгляду пропозиції, заяви і скарги громадян для відповідного реагування отримує від них необхідну інформацію.
2.6. Здійснює реєстрацію вихідної кореспонденції міської ради та її виконавчого комітету.
2.7. Здійснює реєстрацію розпоряджень міського голови з питань основної діяльності міської ради та її виконавчих органів.
2.8. Здійснює організаційне забезпечення засідань виконкому, пленарних засідань ради, підготовки нарад, інших заходів, що проводяться міським головою, його заступниками, структурними підрозділами міської ради та її виконавчих органів.
2.9. Здійснює редагування, друкування і розмноження рішень виконавчого комітету, розпоряджень міського голови, інших документів, забезпечує своєчасне доведення їх до структурних підрозділів міської ради та її виконавчих органів, підприємств, установ, організацій та громадян; у необхідних випадках видає копії, виписки з прийнятих радою та виконавчим комітетом документів.
2.10. Здійснює підготовку проектів розпоряджень міського голови.
2.11. Організовує особистий прийом громадян міським головою.
2.12. Складає номенклатуру справ відділу та зведену номенклатуру справ Сокальської міської ради та її виконавчих органів.
2.13. Реалізовує на території Сокальської територіальної громади державної політики у сфері цифрового розвитку, цифрових трансформацій та цифровізації, розвитку інформаційного простору та інформаційної інфраструктури у громаді, а також інформаційного забезпечення діяльності міської ради.
 
                                       3.Функції відділу
Відділ, відповідно до покладених на нього завдань:
3.1. Забезпечує встановлення єдиного порядку документування управлінської інформації та роботи з документами у міській раді та її виконавчих органах відповідно до інструкції з діловодства.
3.2. Розробляє проекти нормативно-правових актів (інструкції з діловодства), бере участь у підготовці інших документів, що належать до компетенції відділу.
3.3. Здійснює приймання та попередній розгляд документів, забезпечує їх реєстрацію та сканування текстів оригіналів документів, їх облік, збереження, оперативний пошук.
3.4. Забезпечує правильність оформлення вхідних та вихідних документів, повертає виконавцям на доопрацювання документи, оформлені з порушенням встановлених вимог.
3.5. Здійснює контроль за підготовкою та оформленням документів, вживає заходів до скорочення термінів виконання контрольних документів, систематично інформує керуючого справами (секретаря) виконавчого комітету міської ради про стан їх виконання.
3.6. Упорядковує закриті до справи документи та формує їх у справи відповідно до номенклатури справ.
3.7. Направляє за відповідною адресою та передає за призначенням вхідну та вихідну кореспонденцію.
3.8. Організовує електронну інформаційну взаємодію міської ради та виконавчого комітету з органами місцевого самоврядування, державними установами, організаціями та структурними підрозділами міської ради.
3.9. Приймає участь в підготовці проектів рішень виконавчого комітету, розпоряджень міського голови, які виносяться на розгляд з питань, що відносяться до компетенції відділу.
3.10. Забезпечує редагування проектів рішень виконавчого комітету міської ради, розпоряджень міського голови з дотриманням норм офіційно-ділового стилю літературної української мови.
3.11. Оформляє протокольні доручення міського голови та розпорядження міського голови з основної діяльності.
3.12. Здійснює друкування і розмноження рішень виконавчого комітету, розпоряджень міського голови, інших службових документів, своєчасне доведення їх до відома виконавців, у необхідних випадках видає копії, витяги і довідки з документів.
3.13. Відслідковує надходження на електронну адресу міської ради листів, документів та іншої інформації, здійснює їх друкування та реєстрацію.
3.14. Організовує особистий прийом громадян керівництвом міської ради, складає графіки прийому громадян, здійснює контроль за зверненнями громадян у міській раді.
3.15. Готує доповідні записки міському голові щодо виконання плану заходів міської ради (на основі письмових звітів начальників відділів  міської ради та індивідуальних планів роботи).
3.16. Бере участь у проведенні експертизи цінності документів при їх відборі на державне зберігання, готує справи до здачі в архівний відділ міської ради.
3.17. Забезпечує формування документів у справи відповідно до номенклатури справ та їх збереження впродовж встановленого терміну.
3.18. Реалізовує на території Сокальської територіальної громади державної політики у сфері цифрового розвитку, цифрових трансформацій та цифровізації, розвитку інформаційного простору та інформаційної інфраструктури у громаді, а також інформаційного забезпечення діяльності міської ради.
3.19. Забезпечує технічний захист інформації, протидію кіберзагрозам, захист інформації в автоматизованих системах міської ради, координація робіт з цього питання у структурних підрозділах міської ради та її виконавчих органах, старостинських округах. 
3.20. Розробляє Програми з питань інформатизації, розвитку інформаційного простору у громаді  та інші у межах компетенції.
3.21. Здійснює заходи щодо розвитку інформаційного простору та інформаційної інфраструктури у громаді, а також інформаційного забезпечення діяльності міської ради, виконавчого комітету міської ради.
3.22. Розробляє і здійснює заходи, спрямовані на розвиток та захист інформаційної сфери громади.
3.23. Розглядає документи та звернення, що стосуються питань інформатизації, електронного урядування, цифрового розвитку, які надійшли до міської ради.
3.24. Готує самостійно або разом з іншими структурними підрозділами інформаційні та аналітичні матеріали для подання міському голові.
3.25. Відслідковує тенденції розвитку інформаційних технологій та розробляє відповідні пропозиції щодо вдосконалення діяльності структурних підрозділів міської ради у визначеній сфері.
3.26. Забезпечує програмно-технічну підтримку та технічний супровід нарад, засідань колегій, круглих столів, зустрічей, онлайн-відео нарад, що проводяться на базі відповідних Інтернет-платформ (Cisco, WebEx, Zoom, Skype тощо), що проводяться міською радою.
3.27. Розробляє та займається реалізацією проєктів з цифровізації, які розширюють доступ мешканцям громади до державних послуг, забезпечують інклюзивність та охоплення тощо.
3.28. Виконує завдання передбачені Законом України «Про доступ до публічної інформації».
3.29. Забезпечує висвітлення діяльності міської ради та її структурних підрозділів, старостинських округів, виконавчого комітету, депутатського корпусу на вебсайті міської ради.
3.30. Забезпечує наповнення інформацією вебсайту громади.
3.31. Відділ виконує інші обов’язки, покладені на нього  міським головою. 
 
4. Права відділу
Відділ має право:
4.1. На повагу особистої гідності, справедливого і шанобливого ставлення до себе з боку керівників, співробітників і громадян.
4.2. На відповідні умови для нормальної роботи і підвищення кваліфікації працівників відділу, забезпечення їх приміщенням, телефонним зв’язком, засобами оргтехніки, тощо.
4.3. Запитувати від підприємств, установ і організацій усіх форм власності інформацію та матеріали, необхідні для виконання покладених на нього функцій.
4.4. Вносити на розгляд міського голови проекти рішень виконавчого комітету, розпоряджень міського голови, доповідні записки з питань що належать до компетенції відділу.
4.5. Перевіряти якість підготовки і оформлення документів, що подаються на підпис міському голові.
4.6. Повертати виконавцям документи та вимагати їх доопрацювання у випадках порушення встановленого порядку роботи з документами.
4.7. За дорученням міського голови представляє інтереси міської ради в установах та організаціях, в інших управлінських структурах з питань, що входять до компетенції.
4.8. Отримувати необхідну для здійснення покладеного на нього функцій інформацію, документи від посадових осіб органів місцевого самоврядування, установ, організацій.
4.9. За погодженням з керівництвом міської ради брати участь у семінарах, нарадах та інших заходах з питань загально-організаційного розвитку.
4.10. Залучати працівників міської ради, підприємств, установ та організацій (за погодженням з їх керівниками) для розгляду питань, що належать до його компетенції.
4.11. Надавати пропозиції щодо створення нових документів, що стосуються роботи відділу.
4.12. Перевіряти стан роботи з питань цифровізації, цифрової трансформації, електронної демократії, кібербезпеки,  в структурних підрозділах міської ради.  
4.13. Перевіряти, контролювати стан проходження інформації в комп’ютерних системах та перевіряти стан заходів комп’ютерної безпеки в міській раді за дорученнями керівництва.
4.14. Мати адміністративний доступ до внутрішніх комп’ютерних систем міської ради та  її виконавчих органів.
4.15. Вимагати від усіх працівників міської ради забезпечення заходів з комп’ютерної безпеки у підпорядкованих їм комп’ютерних системах, дотримання заходів з кібербезпеки.
4.16. Одержувати від посадових осіб міської ради  інформацію щодо інформаційних технологій, комп’ютерної техніки, програмного забезпечення, баз даних, інформаційних систем, що використовуються у роботі (діяльності).
 
                                  5.Структура та організація роботи відділу
5.1. Відділ очолює начальник, на якого покладається обов’язки щодо здійснення функцій з керівництва та відповідальності за організацію його діяльності. У разі його відсутності обов’язки виконує один із спеціалістів відділу, відповідно до посадової інструкції.
5.2. До складу Відділу входять: начальник відділу, головний спеціаліст, головний спеціаліст з питань цифрового розвитку, цифрових трансформацій і цифровізації, спеціаліст І категорії та 17 діловодів.
5.3. Для належної організації роботи з прийняття заяв та звернень від жителів населених пунктів Сокальської міської територіальної громади утворюються віддалені робочі місця для діловодів (за потреби). Режим роботи діловодів відповідає режиму роботи Сокальської міської ради. Правила внутрішнього трудового розпорядку, правила діловодства та інші організаційні питання визначаються Сокальською міською радою та її виконавчим органом.
5.4. Структура та штатна чисельність відділу затверджується Сокальською міською радою за поданням міського голови.
5.5. Організація роботи відділу здійснюється відповідно до вимог Регламенту міської ради та виконавчого комітету, Інструкції з діловодства, інших нормативно-правових та розпорядчих документів.
5.6. Посадові обов’язки, права, кваліфікаційні вимоги та відповідальність працівників відділу визначаються посадовими інструкціями, які затверджуються міським головою.
5.7. Відділ при вирішенні питань, які належать до його компетенції взаємодіє  з усіма відділами та структурними підрозділами міської ради та її виконавчих органів, підприємствами, установами та організаціями  усіх форм власності, громадськими  об’єднаннями.
5.8. Діловодство відділу ведеться згідно з номенклатурою справ міської ради та її виконавчих органів.